孵化器的客户数据库与日常行政

孵化器的场地面积做大之后，如何高效、方便地维护入住客户和项目的数据库变得非常重要。作为孵化器迭代的一部分，对外的服务需要优化，对内的效率同样需要迭代。

客户数据库是最基础的资料。

前期，我们使用Highrise作为CRM管理系统，为知笔记作为项目管理数据库。使用一段时间之后，发现Highrise国内的访问速度非常慢，其它类似Highrise的国内产品做的也很一般。另外，为知笔记的MAC客户端，体验做得也不好。 现在，联系人管理系统采用MikeCRM，项目管理统一到Evernote上来了。

我们对CRM和项目管理软件的需求之一就是：全平台。特别是在移动端上，能够快速、方便地查找到项目创始人信息。

那么，客户数据库的管理需要哪些要求呢？以下是对管理软件产品本身的需求：

• 搜索：能快速、方便地查找到任何一家公司和联系人信息。
• 协同：所有资料团队能够共享和编辑。
• 评论：所有项目的会议，能够记录和跟进。
• 权限：外部人员，可以只授权阅读，无法修改。

搜索功能是其中最为关键的，项目本身的数量，以及单个项目的数据量提高之后，没有搜索就很难快速找到对应的信息。

日常行政就是杂事、琐事以及重要的事，包括：

邮件寄送与分发

一个孵化器内一般有十几个、甚至几十支创业团队。前台或行政需要熟悉所有的项目团队，以及团队内的成员(至少经常网购的人)。才能在快递送货时，确认、签收和分发。

会议室管理

开放办公的环境，会议室一般都会由所有团队共享。

• 在团队数量不多的情况下，可以采用先到先得的方式。
• 在团队数量增多的情况下，可以给到每个团队每个月40小时的会议室使用时间。40小时之内免费，超出的话按照一定价格结算。

目的是提高每个团队的开会效率，为其他团队提供会议室使用时间。

保洁、保安、物业维修

除了日常的物品采购、保洁和物业维修之外，保安是非常重要的环节。入驻团队的工作时间都非常不固定，无法统一。在这个前提下，24小时的户外保安是必要的条件之一。

实习生

如果孵化器的周边有高校的话，招聘一些实习生参与孵化器运营是不错的选择。除了参与日常的运营之外，还可以参与进行一些行业及项目的研究，甚至帮助感兴趣的入驻团队处理内容编辑、日常客服、校园拓展等工作。